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まつよい
はじめまして!
文系・知識ゼロから分析を勉強して
WEBマーケティングリーダー、分析人材の育成を担当している「まつよい」と言います!

文系でも仕事に活かせる「データ分析の始め方」をわかりやすく解説していきます!

データ分析が「伝わるようになる」プレゼン資料の作り方 4つのポイントを解説!

数字が嫌い

伝わる資料作りの方法が知りたい…!

こんな方向けの記事です。

この記事を読むと、データ分析の結果を正しく伝え、施策につなげられるようになる資料の作り方が分かります。

以前、分析を成果に繋げられない人が陥りがちな資料作りの問題点について解説しました。

数字が嫌い

問題点はわかったから、伝わる資料の作り方を教えてよ~!

…という方に向けて、データ分析が伝わる資料の作り方について解説していきます。

プレゼン資料の作り方の手順
  1. いきなりパワポを開かない!まずは「誰にどうして欲しいのか」を考えよう!
  2. ストーリーを考え、「目次(もくじ)」を作ろう!
  3. 目次をヘッダーに入れたスライドを作り、メインメッセージを決めよう!
  4. 最後にグラフや表など、詳細を加えよう!
まつよい

順番に解説していきます!

目次

データ分析が「伝わる」プレゼン資料の作り方

いきなりパワポを開かない!まずは「誰にどうして欲しいのか」を考えよう!

①いきなりパワポを開かない!まずは「誰にどうして欲しいのか」を考えよう!

資料作成の際、いきなりパワーポイントを開いて資料を作り始める人がいますがこれはNGです。

まず考えるべきは、これから作る資料で

  • 誰に
  • どうして欲しいのか

…を考えることが非常に重要です。

なぜなら、「誰に」「どうして欲しいのか」によって、必要な情報やその伝え方が変わってきてしまうからです。

例えば、同じようなデータ分析のプレゼン資料でも、

  • 直属の上司に施策実施の承認をもらいたいのか
  • 社長に一から説明して新規予算を獲得したいのか
  • 講演会で大勢の人に成果を伝えたいのか

…によって、必要な情報や、その伝え方は異なってきます。

直属の上司に承認を得るためであれば

  • 今年度の割り振り予算の中でできるのか
  • 今期の目標が達成可能となるのか

…などの情報が必要になるでしょう。

一方、社長などの経営陣に説明するのであれば、

  • 自部署だけの話ではなく、全社としてどのぐらいの経営インパクトがあるのか
  • リスクはどの程度か

…などの情報が必要になります。

伝え方についても、セオリーどおり結論から聞きたい人も多いですが、人によっては「結論よりも経緯から聞きたい」という人もいたりします。

このように、誰に何をしてほしいかによって資料の内容、方向性が大きく変わってくるため、まずはこの資料を使って最終的にどうしたいのかを考えることが非常に重要になります。

まつよい

ラブレターのように相手のことを考えることが必要です!

②ストーリーを考え、まずは目次(もくじ)を作ろう!

②ストーリーを考え、まずは目次(もくじ)を作ろう!

誰に何を伝えるかを考えたら、次はそのストーリーを作り、目次(もくじ)に落とし込みます。

数字が嫌い

目次って…要るの?

理系の人

あんなもの読み飛ばしちゃうじゃん!

という意見があるかもしれません。私も昔はそう思っていました。

もくじはプレゼンの地図になります。

聞き手が「予算の話は出てくるのか?」「デメリットは考えているのか」など、聞いていて不安にならないように先に地図を見せてあげることが重要です。

どんな地図を相手が求めているかを考え、構成します。

例えば…

目次(もくじ)
  1. 現状の問題点
  2. 問題を解決する施策概要
  3. 施策詳細
  4. 施策の効果(メリデメ)
  5. 収支
  6. スケジュール
  7. お願い事項

このように、まずは目次を書いてみましょう。

まつよい

相手が何を気にするのか、必要な事項に漏れがないか…を、この時点で確認しましょう。

③目次をヘッダーに入れたスライドを作り、メインメッセージを決めよう!

③目次をヘッダーに入れたスライドを作り、メインメッセージを決めよう!

目次ができたら、目次に合わせて各スライドを作ってしまいます。

ただし、その際のコツはいきなり詳細までは作らず、「メインメッセージ」のみを書くことです。

まつよい

メインメッセージとは、タイトルの下に記載する本文のことです。

メインメッセージには、そのスライドで一番伝えたいことを一言で記載します。

例えば、先程の現状の「問題点」のスライドを例にすると、こんな感じ

1.現状の問題点

現状の問題点は、店舗Cの売上低下である。

いろいろ詰め込みたくなるところですが、詰め込むと軸がぶれて聞いている側が分からなくなってしまうので、基本は1スライド1メッセージが良いです。

ポイントとしては、資料全体のメインメッセージ「だけ」読んでみた際に、それだけでストーリーが伝わるかどうかです。
ここで話が繋がらないな…という場合は、構成に無理があるか、必要な情報が抜け理論が飛躍している場合です。

まつよい

話が繋がらない場合は、目次から練り直しましょう!

④最後にグラフや表など、詳細を加えよう!

④最後にグラフや表など、詳細を加えよう!

ここまでくればあと一息です。

最後に、メインメッセージを補足するグラフや表などを入れていきます。

1.現状の問題点

現状の問題点は、店舗Cの売上低下である。

こんな感じ。

メインメッセージに対応するグラフを当てはめていくだけですので、ここで迷うことはあまりないかもしれません。

ただしグラフや表がわかり辛いと伝わりづらくなってしまいますので、グラフも最低限の情報にまとめる方が良いです。

グラフの作り方についてはこちらの記事にまとめていますのでこちらを参照してください。

まとめ:作り方を覚えれば資料は分かりやすくなるよ!

まとめ:作り方を覚えれば資料は分かりやすくなるよ!

プレゼン資料の作り方の手順を再度まとめると…

プレゼン資料の作り方の手順
  1. いきなりパワポを開かず、まずは「誰にどうして欲しいのか」を考える
  2. ストーリーを考え、「目次(もくじ)」を作る
  3. 目次をヘッダーに入れたスライドを作り、メインメッセージを決める
  4. 最後にグラフや表など、詳細を加える

資料を作ろうと思うと、どうしても④のグラフや表をどう組み込むかを考えてしまいますが、実はそれ以前の準備が非常に重要です。

誰にどうしてほしいのか、目次をどうするかは、慣れるまでは時間がかかる部分ではありますが、ここを省略すると最後まで作ったけどほとんどやり直し…という事態になりがちですので時間をかけて取り組みましょう。

まつよい

慣れてくるとだんだん早く構成できるようになりますよ!

より詳しく学びたい方は、オンライン動画講座「Udemy」で勉強しよう!

より詳しくプレゼン資料の作り方については、オンライン動画で手軽に学ぶことができます。

まつよい

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【苦手意識を克服!】しっかり伝わるパワーポイント資料作成術〜思考整理から資料作成までの黄金の4ステップ〜

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引用:Udemy
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講師市川 瑛子 様

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まつよい

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